Asiakaspalvelun sujuvoittaminen Boogie Copilotilla
Asiakaspalvelulta odotetaan nykyään paljon. Vastauksien pitäisi löytyä nopeasti, tiedon olla oikein ja palvelun toimia sujuvasti riippumatta siitä, kuka asiakkaan kysymykseen vastaa. Samalla organisaatioiden sisäinen tieto on hajallaan eri järjestelmissä, dokumenteissa, ohjeissa ja keskusteluissa.
Monessa yrityksessä asiakaspalvelun arki näyttää edelleen samalta:
asiakas kysyy jotain, työntekijä alkaa etsiä tietoa useista järjestelmistä, tarkistaa vanhoja sähköposteja, selaa dokumentaatiota tai kysyy asiaa kollegalta. Sama prosessi toistuu päivästä toiseen.
Kyse ei yleensä ole osaamisen puutteesta. Ongelma on siinä, että tieto on vaikeasti löydettävissä juuri silloin kun sitä tarvitaan.
Boogie Copilot on suunniteltu ratkaisemaan tätä ongelmaa. Se toimii organisaation omiin tietoihin pohjautuvana älykkäänä avustajana, joka auttaa asiakaspalvelua löytämään oikean tiedon nopeasti ja yhdenmukaisesti.
Boogie Copilot ei ole geneerinen tekoälychat, vaan yrityksen omaan toimintaympäristöön mukautettu ratkaisu. Se voidaan yhdistää esimerkiksi dokumentaatioihin, sisäisiin ohjeisiin, tietokantoihin, intranetiin tai muihin liiketoimintajärjestelmiin. Tämän ansiosta vastaukset perustuvat organisaation todelliseen tietoon ja toimintatapoihin.
Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että asiakaspalvelija voi kysyä Copilotilta esimerkiksi:
– Miten tämä reklamaatioprosessi etenee?
– Mitä tämä palvelupaketti sisältää?
– Mitä asiakkaalle kuuluu vastata tässä tilanteessa?
– Missä dokumentissa on uusimmat toimitusehdot?
Sen sijaan että tietoa etsittäisiin useasta paikasta manuaalisesti, Copilot kokoaa olennaisen tiedon yhteen ja auttaa löytämään vastauksen nopeasti. Hyödyt näkyvät nopeasti arjen työssä.
Vähemmän toistuvia kysymyksiä
Monessa organisaatiossa samat kysymykset toistuvat jatkuvasti sekä asiakkailta että sisäisesti. Asiakaspalvelu kysyy tuotetiimiltä, uusi työntekijä kysyy kokeneemmalta kollegalta tai tieto löytyy vain yhden henkilön muistista.
Nopeampi palvelu asiakkaalle
Asiakas ei yleensä näe taustalla olevia järjestelmiä tai tiedonhakua. Hän näkee vain sen, kuinka nopeasti ja varmasti vastauksen saa.
Kun tiedon etsimiseen käytetty aika pienenee, asiakaspalvelu pystyy vastaamaan nopeammin ja varmemmin. Tämä näkyy sekä parempana asiakaskokemuksena että tehokkaampana toimintana.
Tasalaatuisemmat vastaukset
Yksi yleinen haaste asiakaspalvelussa on tiedon epäyhtenäisyys. Eri työntekijät voivat antaa hieman erilaisia vastauksia riippuen kokemuksesta, muistista tai siitä, mistä tietoa sattuu löytymään.
Boogie Copilot auttaa yhdenmukaistamaan toimintaa hyödyntämällä samoja tietolähteitä koko organisaatiossa. Tämä tekee palvelusta tasaisempaa ja vähentää virheiden riskiä.
Tekoäly osana olemassa olevia toimintatapoja
Moni organisaatio pohtii tekoälyn käyttöönottoa, mutta käytännössä suurin haaste ei ole itse teknologia. Olennaista on, kuinka hyvin ratkaisu sopii olemassa olevaan arkeen.
Boogie Copilot ei pyri muuttamaan yrityksen toimintaa kokonaan uusiksi. Sen tarkoitus on tukea nykyisiä prosesseja ja tehdä tiedon hyödyntämisestä sujuvampaa ilman raskaita muutoksia päivittäiseen työhön.
Samalla tietoturva ja hallinta säilyvät keskeisessä roolissa. Boogie Copilot voidaan rakentaa hyödyntämään esimerkiksi Microsoftin teknologioita ja organisaation omia käyttöoikeuksia, jolloin tieto pysyy hallitusti oikeiden henkilöiden saatavilla. Tämä tukee myös turvallista ja hallittua tekoälyn hyödyntämistä organisaatioissa. Periaatteena on, että tekoäly tukee työntekoa, mutta organisaatio säilyttää kontrollin omaan dataansa ja toimintamalleihinsa.
Asiakaspalvelun kehittäminen ei nykyään tarkoita pelkästään lisää henkilöstöä tai uusia järjestelmiä. Yhä useammin kyse on siitä, kuinka nopeasti oikea tieto saadaan oikealle ihmiselle oikeaan aikaan.
Boogie Copilot auttaa tekemään tästä sujuvampaa. Kun tiedon etsimiseen käytetty aika vähenee, asiakaspalvelu pystyy keskittymään enemmän itse asiakkaaseen.