Miten Boogie Dataflow muuttaa jäsentymättömän datan toiminnaksi

Jokainen organisaatio käsittelee jäsentymätöntä dataa, halusi sitä tai ei. Sitä kertyy sähköposteista, laskuista, HR-dokumenteista, asiakasviesteistä ja erilaisista sisäisistä lomakkeista. Määrä kasvaa huomaamatta taustalla, mutta vaikutukset näkyvät arjessa. Toisin kuin jäsennelty data, se ei asetu siististi järjestelmiin. Se jää liitteisiin, vapaan tekstin kenttiin ja hajanaisiin tiedostoihin, mikä vaikeuttaa sen hyödyntämistä ja heikentää luotettavuutta.

Monessa organisaatiossa työ on yhä manuaalista. Joku avaa dokumentin, etsii oleelliset tiedot, siirtää ne toiseen järjestelmään ja jatkaa seuraavaan tiedostoon. Työ on välttämätöntä, mutta harvoin tuottaa varsinaista lisäarvoa. Se hidastaa tekemistä, aiheuttaa pullonkauloja ja kasvattaa virheiden riskiä.

Boogie Dataflow on suunniteltu muuttamaan tätä. Sen sijaan että jäsentymätöntä dataa käsitellään käsin, se muuttaa sen rakenteiseksi ja suoraan hyödynnettäväksi tiedoksi, joka sopii osaksi liiketoiminnan prosesseja. Periaate on yksinkertainen, mutta vaikutus merkittävä: raakadokumenteista tulee oikeasti käytettävää dataa.

Prosessi itsessään on suoraviivainen. Dataflow vastaanottaa dokumentteja eri lähteistä, olivat ne sitten sähköposteja, PDF-tiedostoja tai muita formaatteja. Se tunnistaa dokumenteista olennaisen tiedon ja poimii liiketoiminnan kannalta merkitykselliset osat. Ennen etenemistä tiedot voidaan tarkistaa ja hyväksyä tarvittaessa. Kun ne on validoitu, ne siirtyvät suoraan olemassa oleviin järjestelmiin valmiina raportointiin, automaatioon tai jatkokäsittelyyn.

Tämä lähestymistapa parantaa tehokkuutta ilman että kontrolli katoaa. Automaatio hoitaa toistuvan työn, mutta ihmiset vastaavat edelleen tarkistamisesta silloin kun tarkkuus on kriittistä.

Vaikutukset näkyvät koko organisaatiossa:

– Logistiikassa tilaustietojen ja toimitusohjeiden automaattinen poiminta vähentää viiveitä ja manuaalista syöttöä.
– Hankinnassa ja taloushallinnossa laskut ja sopimukset etenevät nopeammin ja virheitä syntyy vähemmän.
– HR:ssä ansioluetteloista ja perehdytysdokumenteista saadaan tiedot talteen ilman jatkuvaa käsityötä.
– Asiakaspalvelu saa tarvittavat tiedot nopeammin käyttöönsä, mikä auttaa vastaamaan tehokkaammin.
– Talous- ja palkkahallinnossa kuittien ja tuntikirjausten käsittely helpottuu.

Kaikkia näitä tilanteita yhdistää sama ilmiö. Aina kun aikaa kuluu dokumenttien läpikäyntiin, tietojen etsimiseen, kopiointiin ja tarkistamiseen, prosessia on mahdollista parantaa.

Boogie Dataflow siirtää fokuksen datan käsittelystä sen hyödyntämiseen. Kun tieto liikkuu sujuvasti oikeisiin järjestelmiin, prosessit nopeutuvat ja päätöksenteko helpottuu.

Jäsentymättömän datan määrä kasvaa jatkuvasti, ja manuaaliseen käsittelyyn tukeutuminen käy koko ajan vaikeammin perusteltavaksi. Boogie Dataflow tarjoaa käytännöllisen tavan edetä yhdistämällä automaattisen tiedon poiminnan ja ihmisen tekemän validoinnin. Lopputuloksena syntyy prosessi, joka on sekä tehokas että luotettava ja muuttaa hajanaiset dokumentit selkeäksi, hyödynnettäväksi dataksi.